Хорошая задача — та, которую не нужно объяснять дважды. Исполнитель открыл карточку и сразу понял: что делать, к какому сроку и что будет считаться результатом. В Битрикс24 для этого есть всё необходимое — нужно только правильно заполнить задачу при создании.
Две формы создания задачи
В Битрикс24 есть два варианта: короткая форма и полная форма.
Короткая подходит для простых поручений, когда нужно быстро зафиксировать задание: название, исполнитель, срок. Полная — для задач, где важно прописать детали: добавить наблюдателей, соисполнителей, напоминания, чек-листы.
Чтобы перейти к полной форме, нажмите Полная форма в нижней части мини-карточки.
Шаг 1. Основные параметры: название, описание, срок
Название — первое, что видит исполнитель. По нему должно быть сразу понятно, что нужно сделать, без чтения описания. «Подготовить КП для клиента Иванов к пятнице» лучше, чем «КП».
Описание — дайте контекст и ожидаемый результат: что сделать, зачем и в каком виде нужен итог. Если нужно структурировать текст или превратить его в чек-лист, можно воспользоваться встроенным ИИ-ассистентом BitrixGPT.
Крайний срок — укажите дату и время. Нажмите на шестерёнку рядом со сроком, чтобы настроить дополнительные параметры контроля:
Здесь можно включить: контроль задачи после завершения (задача вернётся постановщику на проверку), запрет на самостоятельный перенос срока исполнителем, автоматическое завершение задачи при выполнении всех подзадач, пропуск выходных и праздничных дней при расчёте срока.
Шаг 2. Участники: роли в задаче
В каждой задаче есть четыре роли:
Постановщик — ставит задачу и принимает результат. По умолчанию это тот, кто создаёт задачу.
Исполнитель — отвечает за выполнение. Всегда один. Если указать нескольких — Битрикс24 создаст отдельную задачу для каждого автоматически.
Соисполнители — помогают исполнителю. Например, маркетолог готовит текст, дизайнер — макеты, а исполнитель отвечает за итог. Команда работает параллельно без отдельных задач на каждого.
Наблюдатели — видят ход задачи, но не выполняют работу. Полезно для руководителей, которым важно быть в курсе, не участвуя напрямую. По умолчанию уведомления наблюдателям приглушены.
Шаг 3. Дополнительные инструменты
В полной форме доступны инструменты, которые превращают задачу из простой записи в рабочий инструмент:
Результаты — исполнитель фиксирует итог работы в отдельном блоке. Руководитель видит его сразу, не ища в чате.
Чек-листы — разбить задачу на шаги, назначить ответственных на каждый пункт, прикрепить файлы. Хорошо работает для многоэтапных поручений.
Напоминания — настройте для исполнителя, постановщика или соисполнителей. Например, за три часа до дедлайна — чтобы успеть подготовить отчёт.
Теги — группируйте задачи по темам для быстрой фильтрации.
Элементы CRM — привяжите задачу к сделке, лиду или контакту. Менеджер по продажам ставит задачу юристу прямо из карточки сделки — статус виден в канбане CRM без дополнительных звонков.
Подзадачи — создавайте отдельные задачи внутри основной для самостоятельных этапов. В задаче «Провести мероприятие» — подзадачи «Заказать площадку», «Подготовить программу», «Собрать участников».
Учёт времени — фиксируйте реальное время работы. Видно, сколько часов тратит каждый сотрудник, — это помогает точнее планировать ресурсы.
Пользовательские поля — добавьте собственные поля под процессы компании. Например, «Номер договора», «Поставщик», «Приоритет клиента».
Используйте только нужные инструменты. Остальное можно добавить позже, когда задача уже создана.
Создание задачи с мобильного
В мобильном приложении Битрикс24 задачу можно поставить в несколько касаний — удобно, когда вы на встрече или в дороге. Перейдите во вкладку Задачи, нажмите +. Укажите название, исполнителя и срок. Все те же дополнительные возможности — чек-листы, теги, CRM, соисполнители — доступны и в мобильной версии.
FAQ
Можно ли поставить задачу от имени другого сотрудника?
Да, это может сделать администратор Битрикс24. Обычный сотрудник может сменить постановщика, но сам станет исполнителем.
Что происходит, если указать нескольких исполнителей?
Битрикс24 автоматически создаст отдельную задачу для каждого исполнителя. Все эти задачи будут связаны между собой, и постановщик увидит их как группу.
Как заставить исполнителя написать отчёт перед завершением?
Включите опцию «Требовать результат» в настройках задачи (три точки → Дополнительные настройки). Тогда без заполненного блока результатов задачу нельзя будет завершить.
Можно ли запретить исполнителю переносить срок?
Да — в настройках крайнего срока снимите опцию «Разрешить исполнителю менять крайний срок». Можно также разрешить перенос, но потребовать объяснения причины.
Нужно ли заполнять все поля сразу?
Нет. Достаточно названия, исполнителя и срока. Чек-листы, теги и другие инструменты можно добавить после создания — задача доступна для редактирования в любой момент.
Хотите настроить задачи под процессы вашей компании?
Поможем выстроить шаблоны задач, настроить роли и автоматизацию — чтобы сотрудники работали по единому стандарту без лишних согласований.
Телефон: +375 29 388-68-28
Telegram: @targetforce
Автор: Евгений Осипов — 20 лет в продажах, MBA, Золотой партнёр Битрикс24. Помогаю малому бизнесу выстраивать процессы, которые работают без постоянного контроля.